SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Seperti yang Anda ketahui, Tim SPI benar-benar jauh! Ini berarti kami tidak sering mendapatkan kesempatan untuk bertemu secara langsung—kecuali untuk pertemuan puncak tahunan kami. Selama ~dua tahun terakhir COVID yang penuh tantangan, pengalaman langsung itu… sulit didapat. Itu sebabnya musim panas yang lalu, dengan vaksin yang akhirnya menjadi kenyataan, kepemimpinan SPI merasa penting untuk moral dan perencanaan untuk menyatukan seluruh tim kami secara pribadi dengan aman jika kami bisa.
Saya Sara Jane Hess , dan saya adalah manajer produksi senior di SPI. Mungkin tampak aneh bahwa seorang manajer produksi berbicara tentang merencanakan pertemuan puncak tim, tetapi pada suatu waktu saya adalah manajer operasi dan merencanakan beberapa acara tatap muka kami di masa lalu. Ketika manajer operasi kami sebelumnya mengumumkan dia akan pergi, saya turun tangan untuk membantu merencanakan pertemuan puncak tahun ini dan menyiapkan semua detailnya. Ini termasuk menemukan dan memesan tempat, restoran, dan aktivitas, antara lain.
Dalam posting ini saya akan membagikan lima pertimbangan terbesar yang pergi ke perencanaan dan pelaksanaan apa yang akhirnya menyenangkan dan sukses mundur. Semoga bermanfaat bagi Anda jika Anda berpikir untuk membuat acara tatap muka sendiri untuk tim jarak jauh Anda, terutama di era COVID.
Daftar Isi
Daftar Isi
- Pilih Lokasi yang Bagus (Kami Memilih Denver)
- Pastikan Anda Aman dari COVID
- Manfaatkan Waktu Kerja Anda
- Makan Beberapa Makanan Hebat
- Bersenang-senanglah
- Ini membuat perencanaan tempat dan restoran lebih mudah karena karyawan lokal dapat membuat rekomendasi.
- Hal ini memungkinkan tim untuk mengenal kampung halaman sesama karyawan.
- Ini menghemat beberapa biaya karena karyawan lokal tidak memerlukan kamar hotel, penerbangan, atau transportasi bandara.
- Aksesibilitas
ke bandara dan area menarik lainnya.
- Tempat harus bagus—bersih dan nyaman dengan ruang pertemuan umum (seperti lobi, teras, dan/atau dek atap).
- Biaya
. Itu harus terjangkau, jelas. Kami menetapkan sasaran untuk kisaran harga yang ingin kami tetapkan, lalu menegosiasikan harga dengan hotel, yang mampu menjaga kami dalam kisaran itu.
1. Pilih Lokasi yang Bagus (Kami Memilih Denver)
Kami mempertimbangkan beberapa lokasi berbeda untuk menyelenggarakan retret kami, termasuk Columbus (tempat Matt tinggal) dan San Diego (tempat Pat tinggal), tetapi kami akhirnya memutuskan untuk pergi dengan Denver, Colorado (yang kebetulan juga merupakan tempat tinggal saya).
Kami memilih Denver karena beberapa alasan, tetapi yang utama adalah bahwa itu adalah lokasi yang lebih sentral untuk semua anggota tim, mengingat tiga anggota tim kami tinggal di Denver atau dalam 90 -menit berkendara dari kota.
Memilih tempat di mana karyawan sudah tinggal bukanlah suatu keharusan, tetapi itu bagus untuk dimiliki karena beberapa alasan:
Sekali lagi, memiliki karyawan yang sudah tinggal di destinasi pilihan Anda adalah hal yang menyenangkan. Setelah Anda memilih kota Anda, Anda perlu menemukan tempat untuk menjadi tuan rumah tim Anda—pangkalan untuk semua aktivitas retret.
Mengapa Kami Pergi dengan Hotel
Di tahun-tahun sebelumnya, kami memiliki tim yang menginap di rumah-rumah besar Airbnb. Tetapi karena jumlah orang di tim kami, kami memerlukan setidaknya dua Airbnb, yang menambahkan komplikasi seperti kedekatan satu sama lain, yang tinggal di mana, mendelegasikan area umum yang cocok untuk orang-orang untuk hang out selama waktu non-kerja, membuat yakin kedua Airbnb dekat dengan restoran/atraksi lainnya… daftarnya terus bertambah.
Kami telah menghadapi semua tantangan itu dengan pertemuan puncak sebelumnya, jadi tahun ini kami memutuskan untuk menggunakan hotel. Saya merasa lebih masuk akal untuk menjaga semua orang di tempat yang sama, memberi mereka ruang pribadi mereka sendiri, dan tetap memiliki mereka dalam jarak berjalan kaki dari restoran dan atraksi. Dari segi keuangan, setelah biaya beberapa Airbnb dan ruang pertemuan tambahan ditambahkan, mereka umumnya menjadi sebanding dengan sebuah hotel.
Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diingat saat memilih tempat:
- Beberapa penawaran/penggunaan di tempat yang sama. Bagi kami, ini adalah menyewa ruang konferensi di hotel yang sama dengan tempat tim menginap. Ini memungkinkan kami untuk menggabungkan biaya, yang memungkinkan kami mendapatkan tarif yang lebih baik untuk kamar hotel dan ruang konferensi, dan
memungkinkan kami berada di lokasi yang membatasi paparan orang di luar grup kami (dan karenanya COVID).
Berbicara tentang keamanan COVID, pilihan tempat kami sebagian besar dipandu oleh kebutuhan untuk menjaga keamanan tim saat bepergian dan bertemu selama pandemi global. Mari kita bicara lebih banyak tentang apa yang telah kita lakukan untuk mengurangi risiko kita.
2. Pastikan Anda Aman dari COVID
Saya sangat berharap kita tidak perlu mempertimbangkan hal ini di tahun-tahun mendatang, tetapi banyak waktu perencanaan yang dihabiskan untuk memastikan bahwa kita tidak perlu mempertimbangkan hal ini di tahun-tahun mendatang. risiko COVID kami selama perjalanan. Ada dua cara utama kami melakukan ini: dengan mewajibkan anggota tim untuk divaksinasi, dan memilih tempat yang akan mengurangi paparan orang secara keseluruhan.
Keselamatan COVID: Vaksinasi
Kami mewajibkan siapa pun yang hadir telah divaksinasi dan dapat memberikan bukti vaksinasi.
Kami juga menjelaskan mengapa kami memerlukan bukti. Bukan karena kami tidak mempercayai orang, tetapi karena kami ingin membangun kepercayaan di antara tim, kami berusaha untuk menjaga satu sama lain semaksimal mungkin.
Pertimbangan itu masuk ke memilih restoran juga. Saya menelepon semua restoran yang akhirnya kami makan sebelumnya untuk memastikan mereka menerapkan kebijakan COVID seperti masker dan menjaga jarak, dan dalam beberapa kasus memerlukan vaksinasi pelanggan atau staf. Kami juga makan di luar kapan pun kami bisa. Itu sedikit rumit dengan cuaca, tetapi secara keseluruhan berjalan lancar—dan yang terpenting, tidak ada yang sakit.
Keselamatan COVID: Lokasi
Saat saya merencanakan KTT, saya mencoba meminimalkan jumlah lokasi yang perlu dikunjungi tim kami. Jadi, kami memilih hotel yang terletak di pusat kota, dekat dengan Stasiun Union di mana semua orang akan tiba dan berangkat. Hotel ini juga memiliki ruang konferensi di lokasi yang dapat kami gunakan.
Ini menyelesaikan beberapa hal yang berbeda. Pertama, ini memberi orang lebih banyak waktu, terutama di pagi dan malam hari sebelum makan malam, karena mereka tidak perlu bepergian terlalu jauh untuk menghadiri pertemuan—pada dasarnya, hanya naik lift. Itu juga membuat mereka tidak berhubungan dengan banyak orang yang berbeda.
Lokasi yang awalnya kami pertimbangkan untuk waktu kerja kami selama pertemuan puncak adalah ruang kerja bersama yang sangat keren yang pada waktu normal akan memiliki telah sempurna. Tapi saya pernah ke lokasi itu sebelumnya dan tahu bahwa itu adalah labirin kantor dengan banyak orang berdesakan di area kecil. Saya tahu bahwa jika tim kami bertemu di sana, kami akan terus-menerus berhubungan dengan beberapa ratus orang yang mungkin bekerja di luar sana pada hari tertentu.
Saya merasa tidak demikian. risiko yang layak diambil, jadi kami menggabungkan semuanya ke ruang konferensi Rally Hotel. Ini akhirnya menjadi solusi sempurna karena kami berada dalam jarak berjalan kaki tidak hanya dari Union Station, tetapi juga beberapa restoran dan bar yang sangat bagus.
Saya sangat senang dengan hasilnya —dan saya pikir tim juga. Jika kita pernah melakukan pertemuan puncak lain di Denver, saya pasti akan mempertimbangkan untuk mengikuti rencana permainan yang sama ini.
Bacaan Terkait: “5 Cara Pengusaha Menaklukkan Kesepian dan Merasa Lebih Terhubung“
3. Manfaatkan Waktu Kerja Anda sebaik-baiknya
Tim kami mendapat manfaat dari menjalankan beberapa retret tatap muka di masa lalu, dan kami telah melihat apa yang berhasil dan tidak saat itu datang ke jadwal dan format bagian bisnis acara. Tahun ini kami mencoba format yang sedikit berbeda dari tahun-tahun sebelumnya, dan saya pikir itu sukses.
KTT kami berlangsung dari Senin hingga Jumat, dan Selasa dan Rabu dikhususkan untuk waktu kerja. Kami biasanya menggunakan sesi kerja ini untuk merangkum tahun dan memulai perencanaan untuk tahun berikutnya.
Tahun ini, Matt menyadari bahwa dalam beberapa tahun terakhir kami belum mencapai perencanaan bisnis sebanyak yang kami inginkan di sesi ini. Ini sebagian besar karena banyak waktu pertemuan kami biasanya melibatkan presentasi kepemimpinan kepada tim.
Untuk mengatasi itu, tahun ini kami mencoba “mendemokratisasi” berbagai hal dengan memiliki setiap subtim (pemasaran, produksi , solusi, dan kepemimpinan) menjalankan porsi pertemuan mereka sendiri untuk mengidentifikasi masalah dan peluang di bidangnya masing-masing. Kami juga membuat sesi ini interaktif, sehingga seluruh tim terlibat dalam brainstorming ide dan solusi untuk setiap area bisnis.
Penjadwalan juga penting. Sulit juga untuk menarik perhatian seluruh tim untuk waktu yang lama, jadi kami memecah jadwal dengan aktivitas yang berbeda dan beberapa downtime.
Jadi format apa yang harus Anda pilih untuk porsi bisnis retret Anda berikutnya? Ini semua tentang mengetahui tim Anda dan tujuan yang Anda miliki untuk waktu bersama sehingga Anda dapat memanfaatkannya sebaik mungkin. Format terbaik tidak akan sama untuk setiap tim, jadi saran saya adalah untuk mempertimbangkan apa yang berhasil (dan tidak berhasil) untuk tim Anda sebelumnya.
4. Eat Some Great Food
Tantangan lain bagi kami adalah menemukan restoran yang menarik bagi semua orang. Tim kami mencakup orang-orang dengan pembatasan diet untuk gluten dan produk susu, serta seorang vegan. Jadi cukup proses untuk melalui dan menemukan restoran yang menawarkan pilihan tersebut dan juga memiliki menu yang lebih besar sehingga semua orang dapat menemukan sesuatu yang mereka sukai.
Untungnya, dengan Denver sebagai kota kuliner yang beragam, tidak terlalu sulit untuk menemukan restoran semacam itu. Itu adalah perjuangan di masa lalu di kota-kota lain, tetapi Denver menawarkan spektrum pilihan bersantap yang bagus. Sebagai tambahan, saya tidak merasa ada dua makanan atau menu yang sama, padahal tidak selalu demikian.
Apa kunci pengalaman bersantap yang sukses untuk seluruh tim Anda? Hal utama adalah hanya melakukan banyak penelitian. Bicaralah dengan penduduk setempat dan cari tahu apa restoran favorit mereka. Juga, untuk orang-orang di tim dengan pembatasan diet, saya mempresentasikan opsi restoran kepada mereka terlebih dahulu dan meminta mereka memberikan oke sebelum saya mengumumkan opsi kepada seluruh tim.
5. Have Some Fun
Terutama setelah hampir dua tahun yang kita lalui, rasanya sangat penting untuk menikmati waktu kita bersama. Sangat penting untuk merencanakan dalam beberapa waktu yang tidak membutuhkan banyak kekuatan otak dan memungkinkan orang untuk lebih mengenal satu sama lain. Selain makan malam kami di luar, yang sangat bagus untuk ikatan tim, di malam hari beberapa orang melakukan karaoke di dek atap hotel, dan suatu malam kami mengunjungi “barcade”. Kami juga menghabiskan satu hari penuh untuk mengunjungi Taman Nasional Gunung Rocky dan bersenang-senang mendaki gunung dan piknik.
Salah satu bagian favorit saya dalam merencanakan pertemuan puncak adalah memberikan hadiah untuk orang-orang dalam tim. Sangat menyenangkan untuk mengetahui apa yang mungkin dinikmati dan digunakan lagi dan lagi oleh orang-orang yang juga akan mengingatkan mereka akan waktu kita bersama sebagai sebuah tim.
Dalam beberapa tahun terakhir kami telah membuat tas jinjing yang diisi dengan T-shirt, stiker, dan pin. Kami tetap dengan tema itu tahun ini, tetapi kami juga memberikan beberapa hadiah yang akan berguna selama perjalanan, terutama karena kami memiliki banyak orang yang datang ke Denver (5.280 kaki di atas permukaan laut) dari ketinggian yang lebih rendah. Pengunjung yang baru pertama kali ke kota (yang beberapa rekan setimnya) tidak selalu berpikir tentang pentingnya beradaptasi dengan ketinggian, serta tingkat sinar matahari yang tinggi.
Jadi hal-hal seperti botol air , tabir surya, dan chapstick adalah tambahan yang bagus untuk tas jinjing yang kami berikan kepada semua orang. Mereka semua bukan hanya hadiah yang bagus, tetapi sebenarnya bermanfaat bagi tim dan kesehatan mereka, terutama di beberapa hari pertama saat mereka menyesuaikan diri dengan iklim dan medan.
An In -Person Retreat Banyak Pekerjaan—Tapi Itu Layak
Seperti yang bisa Anda bayangkan, perjalanan seperti ini membutuhkan banyak pekerjaan untuk direncanakan dan dilakukan.
Ini juga jelas merupakan pengeluaran uang yang besar. Saya konservatif dalam penganggaran saya dan memberikan penyangga ekstra untuk hal-hal seperti makanan, yang terbayar karena kami datang di bawah anggaran (yang belum pernah terjadi sebelumnya!). Dan untungnya, imbalannya, yang sebagian besar diukur secara kualitatif, selalu sepadan.
Juga, mengetahui berapa banyak merencanakan adalah tindakan penyeimbang. Saya mencoba merencanakan banyak hal merasa tepat, sementara juga menyisakan waktu untuk kekacauan sebagai preferensi pribadi anggota tim (seperti kegiatan setelah makan malam dan makan di luar tim). Jika Anda merencanakan setiap detail, seluruh acara dapat terasa dibatasi dan tidak fleksibel, yang tidak pernah menyenangkan, jadi saya mencoba untuk hanya merencanakan apa yang saya butuhkan.
Untuk rintangan yang tidak terduga, sebenarnya tidak ada banyak, yang sedikit mengejutkan. Salah satu yang terlintas dalam pikiran adalah salah satu anggota tim kami bergabung secara virtual. Sebagian besar bekerja dengan baik, dengan cegukan dari koneksi internet yang terkadang buruk, dan sulit baginya untuk mendengar rekan satu timnya berbicara di ruang konferensi. Namun, di luar itu, semuanya berjalan sangat lancar.
Saya harap posting ini menarik dan bermanfaat jika Anda berpikir untuk merencanakan retret tim langsung—atau pertama—Anda berikutnya. Saya mungkin membahas lebih detail tentang bagaimana merencanakan dan berhasil melakukan acara tim di posting mendatang, jadi tetap disini!