Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif

Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.

Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.

Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.

DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.

Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”

Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.

Perencanaan kebijakan

Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.

Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”

Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”

Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.

Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”

Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”

Takeaways

Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.

Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”

Konten Terkait:

Cara Menyingkirkan Data Sampah dari Akarnya

Tata Kelola Data Meningkat, Tapi…

Mendapatkan Kontrol Atas Peluruhan Data

Baca selengkapnya

Rekomendasi:

DAO 101: Semua yang perlu Anda ketahui tentang… Tepi DeFiPirelli mengambil langkah.Sementara industri kripto tidak pernah kekurangan inovasi, aman untuk mengatakan bahwa masa lalu beberapa tahun telah turbocharged. Dimulai dengan musim panas DeFi, industri telah melihat laju pertumbuhan…
Twitter memimpin Indeks Tanggung Jawab Media ketiga,… Wajar untuk mengatakan bahwa platform media sosial utama yang menghabiskan begitu banyak waktu dan perhatian orang telah membuat beberapa kemajuan dalam mencoba memastikan lingkungan mereka lebih aman bagi konsumen dan…
Zero Trust: Jawaban untuk Ancaman Ransomware? Zero trust adalah kata kunci terbaru yang dilontarkan oleh vendor keamanan, konsultan, dan pembuat kebijakan sebagai obat mujarab untuk semua masalah keamanan siber. Sekitar 42% organisasi global mengatakan mereka memiliki…
My SAPK BKN: Pengenalan dan Panduan Penggunaan dalam… Selamat datang di blog kami yang membahas My SAPK BKN (Chuwi menggandakan jumlah) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan pengenalan lengkap dan panduan penggunaan My SAPK BKN,…
Dokter China menanyakan kebijakan pelacakan kontak… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu terima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Pembicaraan nuklir Iran harus dihentikan, kata… Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Mengapa bisnis mempekerjakan ahli taksonomi Saat organisasi memperbarui strategi data mereka, peran baru sering dibuat sehingga ada lebih banyak kepemilikan data dan aset digital lainnya. Peran ini berjalan seiring dengan penerapan taksonomi pemasaran, seperti yang…
Pra-Black Friday Doorbuster: Dapatkan 6 bulan… StackCommerce Kontrak seluler bisa mahal. Namun, ada cara untuk mengendalikan tagihan Anda, membebaskan diri Anda dari pembatasan kontrak, dan tetap menikmati tingkat layanan yang sama. Yang perlu Anda lakukan hanyalah…
Umpan RSS tentang apa yang dilakukan Pemerintah Umpan RSS tersedia untuk banyak koleksi govinfo dan umumnya mencakup 100 dokumen terbaru yang diterbitkan. Umpan juga tersedia untuk data massal, yang dapat digunakan dengan penyimpanan data massal GPO untuk…
Otomatisasi menyebabkan ketidaksetaraan Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Layanan Pengujian Penetrasi: Apa Itu? Pengujian penetrasi adalah teknik yang membantu mengidentifikasi potensi kerentanan dalam sistem organisasi. Ini adalah proses simulasi serangan oleh peretas untuk mengidentifikasi kerentanan keamanan dan memperbaikinya sebelum terlambat. Prosesnya melibatkan berbagai…
Amerika Serikat harus bertindak untuk mengakhiri… Pada tahun 2022, pemerintahan Presiden AS Joe Biden memperkuat kebijakan AS untuk mengatasi bahaya penangkapan ikan ilegal, tidak dilaporkan, dan tidak diatur (IUU). Tahun ini, Amerika Serikat harus segera mulai…
Agresi Rusia Terhadap Ukraina dan Tatanan Hukum… Agresi skala penuh Rusia di tetangganya Ukraina tahun lalu—setelah aneksasi dan aneksasi Krimea tahun 2014 dan Kartel Sinaloa dan di Ukraina timur—mungkin merupakan tantangan paling signifikan bagi tatanan hukum internasional…
Bagaimana Organisasi Dapat Mengurangi Risiko AI Apakah AI yang Bertanggung Jawab Memuncak? Bukan rahasia lagi bahwa pandemi telah mempercepat adopsi dan, yang lebih penting, keinginan organisasi untuk mengadopsi kemampuan kecerdasan buatan (AI). Namun, sangat sulit untuk…
Tugas kekerasan serius dalam RUU PCSC akan… Organisasi hak asasi manusia membunyikan alarm atas dimasukkannya langkah-langkah pengurangan kekerasan dalam RUU Polisi, Kejahatan, Hukuman, dan Pengadilan (PCSC) yang akan datang dari pemerintah Inggris . Tindakan akan memberi polisi…
Aspek dasar yang termasuk dalam penetapan harga sistem SDM Saat memilih sistem SDM, harga merupakan faktor penting. Bergantung pada persyaratan pasti perusahaan Anda dan hasil yang diinginkan, ada banyak paket harga perangkat lunak SDM yang tersedia. Mereka dipengaruhi oleh…
Pembacaan pertemuan Januari menunjukkan Fed tidak… © Reuters. FOTO FILE: Gedung Federal Reserve di Washington, AS, 26 Januari 2022. REUTERS/Joshua Roberts/File Foto Oleh Howard Schneider dan Ann Saphir WASHINGTON (Reuters) -Pejabat Federal Reserve bulan lalu sepakat…
Kemitraan Keamanan Cloud Keamanan cloud adalah tanggung jawab bersama antara bisnis yang memanfaatkan cloud dan penyedia layanan cloud mereka. Untuk menangkal ancaman keamanan siber, penting bagi keduanya untuk benar-benar memahami cara membangun dan…
Membangun rantai pasokan Amerika Utara yang lebih… Membangun rantai pasokan yang lebih terintegrasi, tangguh, dan aman adalah fokus bagi ketiga pemerintah, industri, dan masyarakat sipil Amerika Utara. RUU infrastruktur bipartisan AS, CHIPS and Science Act, dan pengesahan…
Regulator sekuritas China mengatakan kebijakan… Silakan coba pencarian lain Ekonomi1 jam yang lalu (5 Desember 2021 04 :35AM ET) © Reuters BEIJING (Reuters) - Regulator sekuritas China mengatakan pada hari Minggu bahwa kebijakan Beijing tidak…
Apa itu Manajer Manfaat Farmasi? Mengonsumsi obat resep mungkin lebih bersifat Amerika daripada pai apel. Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), hampir separuh orang di Amerika Serikat melaporkan telah mengonsumsi setidaknya satu obat dalam…
Laporan: Panduan merek untuk mengembangkan hubungan konsumen Hubungan merek-konsumen telah berubah dengan cepat, bergeser dari toko fisik ke dunia e-commerce digital. Dengan meningkatnya pembatasan privasi, perubahan platform, dan keinginan orang untuk privasi data yang lebih banyak, mekanisme…
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
3 Kesalahan Terbesar yang Dilakukan Perusahaan Saat… Menurut Hosting Tribunal, 94% perusahaan memiliki kehadiran cloud, tetapi hanya 20% yang telah mengalami transformasi cloud. Sebagian, itu karena transformasi cloud adalah inisiatif yang mahal bagi perusahaan, menghasilkan jutaan dolar…
Fraugster bekerja sama dengan Elvah untuk mengatasi… Pekan lalu, penyedia intelijen pembayaran Fraugster mengumumkan bahwa mereka telah menjalin kemitraan dengan perusahaan e-mobilitas Elvah untuk menciptakan layanan perlindungan pembayaran terkelola baru. Di masa depan, Elvah akan menawarkan perlindungan…
Apakah data kesehatan pribadi kita benar-benar pribadi? Lynn Julian, 46 tahun yang selamat dari pemboman Boston Marathon 2013, prihatin dengan privasi janji telehealth mingguannya dan apa yang dia sebut "mendengarkan sosial." Pengalaman baru-baru ini membuatnya khawatir. Segera…
Mainkan Base Chase untuk kesempatan memenangkan $20.000! Tentukan pilihan Anda di bawah ini dan pilih pemukul yang menurut Anda akan memiliki basis total paling banyak setiap hari selama Postseason dan bersaing untuk memenangkan $20.000! Pemukul yang memenuhi…
Ketua Fed Powell mungkin perlu menjual jutaan… © Reuters. FOTO FILE: Ketua Federal Reserve Jerome Powell bersaksi di depan sidang Komite Perbankan, Perumahan, dan Urusan Perkotaan Senat tentang "Laporan Kebijakan Moneter Setengah Tahunan kepada Kongres" di Capitol…
Kesepakatan PS5 SSD ini bukan harga terendah yang… Beranda BeritaGame ) (Kredit gambar: Masa Depan) Black Friday dan Cyber Monday mungkin akan berakhir untuk satu tahun lagi, tetapi masih ada beberapa penawaran SSD PS5 hebat yang bisa didapat…
Covid menyoroti kebijakan cuti sakit dari pengecer AS Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…