SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Pesan di luar kantor adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Saat Anda sedang berlibur, sakit, atau tidak di kantor karena alasan apa pun, Anda dapat mengatur pesan respons otomatis yang membalas setiap email baru, memberi tahu mereka bahwa Anda tidak masuk. Pesan di luar kantor adalah berguna untuk mengomunikasikan informasi dan memberi tahu penerima cara menghubungi Anda. Kita akan melihat apa itu pesan di luar kantor dan beberapa contoh untuk membantu Anda membuat balasan otomatis.
Apa itu Pesan Di Luar Kantor?
Pesan Di Luar Kantor adalah respons otomatis yang dapat Anda atur dari klien email Anda jika Anda kebetulan berada di luar kantor karena Anda membeli tiket konferensi pada hari termurah untuk terbang. Anda dapat menjalankannya untuk jangka waktu tertentu dan menambahkan tanggal yang tepat sehingga balasan otomatis hanya akan keluar selama tanggal tersebut. Pesan di luar kantor akan secara otomatis dikirim ke pesan masuk selama tanggal Anda memutuskan untuk menjalankan pesan otomatis.
Mengapa Pesan Di Luar Jam Sangat Penting
Pesan di luar jam kerja sangat penting karena berbagai alasan dan dapat menyampaikan informasi penting kepada penerima dengan cepat. Jangan lupa untuk melihat beberapa contoh ucapan pesan suara bisnis kecil untuk pesan yang lengkap. Beberapa alasan mengapa pesan di luar kantor penting adalah:
-
- Sentuhan pribadi:
Tidak ada yang suka merasa email mereka diabaikan, tetapi pesan di luar kantor memberi tahu penerima bahwa Anda tidak masuk dan Anda akan segera merespons sebanyak yang Anda bisa ketika Anda kembali.
- Generasi pemimpin: Jika Anda memiliki klien atau prospek baru yang masuk, Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak kehilangan momentum saat keluar dari kantor. Anda dapat menambahkan nomor ponsel sehingga mereka memiliki seseorang untuk dihubungi dan memberi mereka informasi kontak untuk orang lain yang dapat membantu.
Tindak lanjut: Pesan di luar kantor memberikan detail lebih banyak kepada penerima tentang kapan harus menindaklanjuti dengan Anda lagi. Jika mereka mengetahui tanggal mulai dan tanggal kembali Anda, mereka dapat menghubungi Anda daripada mengirim email berulang kali.
- Lebih sedikit tekanan:
Ada lebih sedikit tekanan pada Anda untuk menanggapi semua orang atau memberi tahu mereka bahwa Anda sibuk dengan balasan otomatis. Orang-orang tahu persis kapan Anda akan kembali dan bagaimana menghubungi Anda atau orang lain untuk hal-hal mendesak, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa email saat Anda tidak di kantor.
Apa yang Harus Disertakan dalam Pesan Di Luar Kantor
Pesan di luar jam kerja sangat penting karena berbagai alasan dan dapat menyampaikan informasi penting kepada penerima dengan cepat. Jangan lupa untuk melihat beberapa contoh ucapan pesan suara bisnis kecil untuk pesan yang lengkap. Beberapa alasan mengapa pesan di luar kantor penting adalah:
Tidak ada yang suka merasa email mereka diabaikan, tetapi pesan di luar kantor memberi tahu penerima bahwa Anda tidak masuk dan Anda akan segera merespons sebanyak yang Anda bisa ketika Anda kembali.
Tindak lanjut: Pesan di luar kantor memberikan detail lebih banyak kepada penerima tentang kapan harus menindaklanjuti dengan Anda lagi. Jika mereka mengetahui tanggal mulai dan tanggal kembali Anda, mereka dapat menghubungi Anda daripada mengirim email berulang kali.
Ada lebih sedikit tekanan pada Anda untuk menanggapi semua orang atau memberi tahu mereka bahwa Anda sibuk dengan balasan otomatis. Orang-orang tahu persis kapan Anda akan kembali dan bagaimana menghubungi Anda atau orang lain untuk hal-hal mendesak, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa email saat Anda tidak di kantor.
Pesan di luar kantor itu sendiri dapat berisi informasi tentang:
Apa yang Harus Dihindari dalam Pesan Di Luar Jam Kerja
- Hindari menambahkan terlalu banyak detail:
- Tidak termasuk informasi kontak lainnya: Jika memungkinkan, harus selalu ada kontak lain yang disertakan dalam pesan untuk mengetahui siapa yang harus ditindaklanjuti jika diperlukan.
- Termasuk informasi yang salah:
- Periksa pemformatan:
Mungkin tergoda untuk tambahkan penjelasan panjang seperti Anda sedang lun ch pertemuan, tapi yang terbaik untuk menghindarinya. Sebaliknya, buat pesan email kantor otomatis Anda singkat dan ringkas.
Sebelum berangkat, periksa kembali semua jawaban di luar kantor Anda, termasuk penjawab kala libur, untuk memeriksa kerangka waktu tersebut, seperti tanggal mulai dan tanggal akhir Anda tidak dapat hadir.
Tergantung pada klien email Anda, pesan terkadang dapat muncul dengan masalah pemformatan . Pastikan untuk memeriksa dan melihat bagaimana pesan OOO Anda terlihat di ponsel dan desktop sebelum dikirim ke klien dan anggota tim.
Contoh Pesan Di Luar Kantor untuk Digunakan
Jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun pesan di luar kantor, kami telah datang dengan contoh pesan di luar kantor untuk situasi yang berbeda untuk membantu .
Contoh Pesan Sederhana Di Luar Kantor
Terima kasih untuk pesan Anda. Saya jauh dari kantor tanpa akses email sampai (tanggal), saya akan merespon ketika saya kembali ke kantor. Saya menghargai pengertian Anda.
Hormat kami,
(nama)
Pesan Di Luar Kantor Profesional
Terima kasih atas pesan Anda. Saya tidak berada di kantor dari (tanggal) hingga (tanggal) dengan akses terbatas ke email. Untuk bantuan segera, silakan hubungi saya di ponsel saya (nomor) atau sekretaris saya XX di (nomor telepon).
Salam
(nama)
Pesan Di Luar Kantor Lucu
Terima kasih atas pesannya, tetapi ini adalah robot yang merespons Anda karena (nama) sedang tidak di kantor dan berusaha sangat keras untuk tidak memeriksa email kantor mereka. Mereka akan kembali pada (tanggal), jadi jangan ragu untuk menghubungi!
Terima kasih
Robot Email
Pesan Email Autoresponder Di Luar Kantor
Ini adalah pesan email autoresponder kantor karena saya tidak tersedia dan tidak memeriksa email. Saya akan membalas email Anda ketika saya kembali ke kantor.
Ini adalah pesan OOO otomatis karena saya keluar dari kantor sampai (tanggal). Saya akan segera membalas pesan Anda setelah saya kembali. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi XX di (email) untuk detail lebih lanjut.
Terima kasih atas pesan Anda, tetapi saat ini saya sedang cuti sakit dan tidak dapat menghadiri email. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, jangan ragu untuk menghubungi kantor di XX.
Terima kasih atas pengertian Anda
(nama)
Pesan Liburan Di Luar Kantor
Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang berlibur dan tidak dapat menjawab panggilan telepon atau pesan sampai saya kembali (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, Anda dapat menghubungi XX untuk bantuan di (email). Atau, Anda dapat mengirim email di (email perusahaan umum), dan seseorang dari tim akan menghubungi Anda.
Terbaik,
(nama)
Pesan Cuti Hamil Di Luar Jam Kerja
Terima kasih untuk pesan Anda. Saat ini saya sedang cuti hamil tanpa akses ke email atau panggilan telepon sampai (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi (email). Atau, Anda dapat menghubungi tim yang lebih luas di (email tim), dan seseorang dari perusahaan akan membantu Anda sesegera mungkin.
Semoga berhasil,
(name)
Gunakan Contoh Pesan Di Luar Kantor Ini untuk Membuatnya Sendiri
Pesan tidak di kantor yang diberikan di atas hanyalah titik awal untuk membuat Anda sendiri. Saat menulis pesan Anda sendiri, pikirkan tentang apa yang perlu diketahui klien dan anggota tim dan siapa yang akan menjadi orang terbaik dalam tim untuk membimbing mereka saat Anda tidak ada. Contoh-contoh ini dapat memberi Anda gambaran tentang seberapa banyak informasi yang harus disertakan (atau dikecualikan) dan komponen penting yang digunakan untuk membuat pesan.
Gambar: Depositphotos