SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Beberapa waktu yang lalu, saya menulis tentang larangan terlalu banyak rapat — dan bagaimana dengan sopan, namun efektif, memotong bagian yang tidak perlu dari jadwal Anda sehari-hari.
Tetap saja, rapat tetap ada — dan memang seharusnya begitu. Ada beberapa hal yang memerlukan percakapan tatap muka (atau virtual), terutama ketika topik rumit atau bernuansa terlibat yang melibatkan keahlian dari seluruh perusahaan. Keputusan besar sering kali memerlukan pertemuan juga; ketika potensi efek riak besar, yang terbaik adalah memastikan semua informasi dipertimbangkan dengan cermat sebelum membuat keputusan besar.
Masalahnya adalah, rapat — bahkan yang diperlukan — sering kali tidak menghasilkan apa-apa. keuntungan. Menurut tinjauan mendalam tentang budaya rapat di The Harvard Business Review, 71% manajer yang disurvei mengatakan rapat mereka tidak produktif dan tidak efisien.
Seperti yang saya bahas dalam artikel yang disebutkan di atas, bagian ini hanya ada hubungannya dengan serangan komunikasi. Kami selalu mengirimkan pesan, panggilan, catatan, ping, dll yang meminta kami untuk melakukan sesuatu. Dan budaya kerja telah bergeser ke titik di mana kita diharapkan untuk menangani semua ini sambil secara ajaib menyelesaikan pekerjaan kita. Dengan kata lain, fokus berada di luar pintu. Dan ketika Anda tidak bisa fokus, ketajaman kognitif — dan kualitas — turun.
Jadi kembali ke pertemuan yang diperlukan itu. Jika kita harus memilikinya, mari kita manfaatkan sebaik-baiknya. Mari kita singkirkan gangguan yang tidak perlu sehingga percakapan dan pemahaman menjadi bermanfaat.
Bagaimana? Lepaskan ponsel Anda dari ruang rapat.
Anda mungkin pernah melihat taktik ini digunakan selama beberapa pengaturan sosial di mana teman-teman mengumpulkan ponsel di keranjang di dekat pintu atau di tengah meja. Ini kemudian dapat diambil ketika seseorang pergi atau malam sudah berakhir. Tujuannya, tentu saja, adalah menjadikan acara sosial sebagai fokus — bukan dengungan telepon yang terus-menerus.
Cobalah hal yang sama dalam rapat Anda. Minta karyawan Anda untuk mematikan ponsel dan menyimpannya di laci (jika rapat dilakukan secara virtual) atau mengumpulkan ponsel dan memasukkannya ke dalam keranjang/kotak jika bertemu langsung. Saat rapat selesai, mereka dapat mengambil ponsel mereka.
Jika Anda memerlukan akses ke internet untuk meneliti dengan cepat, tunjuk seorang “peneliti” yang akan membawa ponselnya bersama mereka untuk mencari informasi yang diperlukan.
Sederhana, memang, tetapi satu lagi cara yang sangat ampuh untuk memastikan bahwa fokus kita tetap pada tugas atau percakapan yang ada. Sebagai pemimpin, penting untuk membangun budaya fokus (bukan juggling komunikasi) di depan — dan itu dimulai dengan mantra sederhana: “Ya, itu bisa menunggu.”