Keuntungan dan kerugian dari kotak surat digital atau kotak surat virtual

Sumber gambar: Pexel

Meskipun kita hidup di era digital, surat langsung masih relevan hingga saat ini. Sebagian besar surat dikirim ke rumah atau apartemen orang. Tetapi pada akhirnya, apakah Anda seorang individu atau pemilik bisnis, sulit untuk melacak email Anda. Anda mungkin ingin membelanjakan uang untuk kotak masuk virtual yang bagus saat ini terjadi.

Mari kita definisikan kotak surat virtual dengan cepat sebelum beralih ke pro dan kontra dari layanan ini.

Apa itu kotak surat virtual/digital?

Dengan koneksi internet, siapa pun dapat menggunakan kotak surat digital/virtual/cloud untuk menerima, melacak, dan mengatur surat secara lebih efisien dari mana saja di dunia. Mayoritas kotak surat virtual penyedia memberikan pengguna pilihan lokasi alamat, yang sangat berguna untuk bisnis yang memerlukan alamat surat fisik di beberapa kota atau negara bagian.

Pengguna dapat mulai menerima email, seperti halnya alamat lainnya, setelah memilih penyedia kotak surat virtual dan lokasi untuk alamat mereka. Ketika penyedia layanan menerima email Anda, ia memindai paket atau bagian luar amplop dan mengunggah gambar ke aplikasi. Anda kemudian dapat memutuskan apa yang harus dilakukan setelah meninjau pemindaian di aplikasi.

Kotak surat virtual memungkinkan Anda untuk meminta layanan yang berbeda untuk surat Anda, tergantung pada penyedia layanan, termasuk membuka dan memindai, meneruskan, merobek-robek, mendaur ulang, dan banyak lagi. Ini juga memudahkan Anda untuk menangani dan mengatur email kapan pun dan di mana pun Anda memiliki koneksi internet.

Sekarang kita tahu persis apa itu kotak surat digital dan bagaimana cara kerjanya, bagaimana kalau kita mempertimbangkan pro dan kontra untuk membantu Anda memutuskan apakah Anda harus mendapatkan kotak surat virtual?

Keuntungan dari kotak surat virtual

Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan kotak surat virtual karena alasan berikut:

Itu tetap terlindungi

Pertimbangkan ketidaknyamanan kehilangan surat dan paket Anda ke pencuri, dan dengan mereka informasi rahasia Anda. Mungkin menakutkan untuk menjadi korban pencurian identitas.

Manajemen surat virtual adalah pendekatan yang lebih pribadi untuk menerima surat Anda jika Anda menjalankan bisnis Anda sendiri atau perlu merahasiakan alamat rumah Anda karena alasan lain. Itu juga bisa lebih aman daripada kotak surat rumah Anda, di mana siapa pun dapat memperoleh akses karena kotak surat yang sebenarnya dikunci dan ditempatkan di dalam kantor pos yang dipantau.

Kotak surat virtual dapat memberikan keamanan jika Anda khawatir tentang pencurian identitas. Jangan lupa bahwa itu juga melindungi anggota keluarga Anda dari masalah apa pun yang mungkin Anda hadapi dengan klien dalam bisnis.

Akses instan ke email Anda

Sebagai pemilik bisnis, Anda sudah tahu betapa pentingnya membaca email Anda sesegera mungkin. Jika ini tidak terjadi, Anda mungkin kehilangan peluang bisnis atau mengabaikan krisis keuangan.

Penyedia layanan menangani email Anda saat Anda berlangganan layanan email virtual. Mereka akan memindai setiap bagian surat dan kemudian mengirimkan informasi yang Anda perlukan untuk mengambil langkah selanjutnya, termasuk mengakses surat Anda menggunakan perangkat apa pun di mana pun Anda berada.

Anda dapat lebih mudah membuat penilaian bisnis yang efektif karena kesederhanaan seluruh prosedur.

Simpan alamat yang sama

Sumber gambar: Pexel

Baik Anda seorang individu yang pindah tempat atau entitas bisnis yang mengubah lokasi, selalu umum untuk mencoba mengubah alamat email Anda untuk menyinkronkan dengan lokasi baru Anda. Banyak perusahaan baru sering memindahkan departemen mereka dan mengubah lokasi kantor mereka. Hal ini dapat menyebabkan banyak kesalahpahaman dan menghambat aliran surat bisnis penting yang efisien.

Namun, bila Anda menggunakan kotak surat virtual, Anda tidak perlu khawatir tentang mengubah alamat Anda bahkan ketika Anda pindah. Bisnis dan pekerja lepas sama-sama dapat memperoleh keuntungan dari alamat permanen menggunakan kotak surat virtual. Untuk pemilik bisnis yang perlu berkonsentrasi untuk mengembangkan perusahaan mereka, ini membuat segalanya lebih mudah dan tidak terlalu membuat stres.

Akses online 24/7

Tidak seperti surat biasa, kotak surat online buka 24 jam sehari, memungkinkan Anda mengakses surat yang dipindai dan dikirim kapan pun Anda membutuhkan layanan. Ini bisa sangat berguna jika Anda sedang menunggu surat penting, seperti cek, tanggapan klien, atau dokumen mendesak lainnya seperti izin atau faktur.

Tidak berantakan

Kotak surat virtual bisa menjadi penangguhan hukuman besar jika menerima surat sampah adalah masalah besar bagi Anda. Kotak surat berbasis Internet ini memudahkan individu dan pemilik bisnis untuk memfilter jenis surat yang akan dipindai dan dikirim ke alamat mereka. Dengan begitu, organisasi dapat membersihkan meja mereka dari hal-hal yang tidak perlu dan tetap memperhatikan apa yang penting: berkembang dengan bekerja seefisien mungkin.

Kekurangan kotak surat virtual

Menggunakan kotak surat digital tidak selalu menyenangkan dan ceria, karena memiliki banyak kelemahan. Dari biaya tambahan yang harus dikeluarkan pengguna hingga sifatnya yang informal, inilah yang harus Anda harapkan di sisi lain.

Biaya tambahan

Selain biaya sewa, Anda mungkin harus membayar ekstra untuk layanan tertentu yang disediakan oleh kotak surat online. Misalnya, pemindaian virtual dan penerusan email bisa lebih mahal. Biaya penerusan surat juga dapat bervariasi tergantung pada ukuran, berat, kerapuhan atau urgensi paket.

Penerimaan paket tidak efektif

Sumber gambar: Pexel

Karena kotak surat online hanya dapat menerima surat, meneruskan paket dari kotak surat virtual Anda bisa mahal. Jika paket Anda terlalu besar, mungkin akan hilang jika tidak muat di dalam kotak Anda atau dikembalikan ke pengirim.

Ini mungkin tampak informal untuk bisnis

Kotak surat virtual mungkin tidak cerdas untuk perusahaan Anda jika Anda khawatir tentang citra profesional. Kotak surat virtual bersifat profesional dan digital, tetapi bukan itu yang dipikirkan setiap klien ketika mereka mendengar tentang kotak surat. Banyak orang mengasosiasikan kotak surat, virtual atau fisik, dengan alat komunikasi lama; oleh karena itu, menggunakannya tidak akan menghadirkan citra profesional.

Membungkus

Menggunakan kotak surat digital/virtual jelas merupakan sesuatu yang harus Anda pertimbangkan sebagai pemilik bisnis. Anda tidak ingin kehilangan efisiensi memeriksa email Anda dari mana saja secara global saat Anda menggunakan kotak surat virtual. Beralih ke kotak digital ini juga akan membebaskan waktu Anda untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas bisnis utama. Tetapi jangan lupa bahwa Anda hanya boleh mendapatkannya jika itu membantu meningkatkan bisnis Anda.