Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Andy Gandhi, Kroll
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Scott Read, Deloitte
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
Kertas mani Michael Faraday disimpan secara digital… Peneliti Harvard telah mengembangkan pendekatan penyimpanan data berdasarkan campuran pewarna fluoresen yang dicetak ke permukaan epoksi di titik-titik kecil. Campuran pewarna di setiap titik mengkodekan informasi yang kemudian dibaca dengan…
Pemerintah Inggris mengusulkan aturan baru untuk… Sergey Nivens - stock.adobe.com Proposal dapat melihat penyedia layanan TI yang diwajibkan secara hukum untuk mematuhi Kerangka Penilaian Cyber NCSC, antara lain Oleh Alex Scroxton, Editor Keamanan Diterbitkan: 15 Nov…
Teradata dan Dataiku bergabung untuk meningkatkan… 18 Desember 2021 14:20 Kredit Gambar: Hiroshi Watanabe // Getty Images Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of…
Ekonomi Kerajaan Singasari: Sebuah Titik Balik dalam… Ekonomi Kerajaan Singasari: Kejayaan dan Kemakmuran Masa Lalu Kerajaan Singasari merupakan salah satu kerajaan besar yang pernah berdiri di Nusantara. Kerajaan ini berpusat di Jawa Timur dan mencapai puncak kejayaannya…
Fraugster bekerja sama dengan Elvah untuk mengatasi… Pekan lalu, penyedia intelijen pembayaran Fraugster mengumumkan bahwa mereka telah menjalin kemitraan dengan perusahaan e-mobilitas Elvah untuk menciptakan layanan perlindungan pembayaran terkelola baru. Di masa depan, Elvah akan menawarkan perlindungan…
Apakah data kesehatan pribadi kita benar-benar pribadi? Lynn Julian, 46 tahun yang selamat dari pemboman Boston Marathon 2013, prihatin dengan privasi janji telehealth mingguannya dan apa yang dia sebut "mendengarkan sosial." Pengalaman baru-baru ini membuatnya khawatir. Segera…
NISN Online: Panduan Lengkap dan Praktis untuk… Selamat datang di blog kami yang membahas NISN Online (Nomor Induk Siswa Nasional) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan panduan lengkap dan praktis tentang NISN Online, termasuk…
Umpan RSS tentang apa yang dilakukan Pemerintah Umpan RSS tersedia untuk banyak koleksi govinfo dan umumnya mencakup 100 dokumen terbaru yang diterbitkan. Umpan juga tersedia untuk data massal, yang dapat digunakan dengan penyimpanan data massal GPO untuk…
**Format Data Pegawai Negeri Sipil: Akurasi dan… Di era digitalisasi, pengelolaan data pegawai negeri sipil (PNS) menjadi semakin penting. Format data PNS yang baik tidak hanya memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian data, tetapi juga membantu dalam pengambilan…
Smartlink: Menciptakan Keamanan di Ruang Blockchain Global Permintaan yang muncul untuk aset digital terus meningkat di industri keuangan dengan ledakan teknologi blockchain. Teknologi ini telah menjadi versi yang lebih stabil dengan diluncurkannya aplikasi blockchain tingkat perusahaan.Namun, masih…
Zero Trust: Jawaban untuk Ancaman Ransomware? Zero trust adalah kata kunci terbaru yang dilontarkan oleh vendor keamanan, konsultan, dan pembuat kebijakan sebagai obat mujarab untuk semua masalah keamanan siber. Sekitar 42% organisasi global mengatakan mereka memiliki…
Solusi Universal – Masa Depan Crypto Ekosistem kripto mungkin adalah bidang teknologi informasi yang paling dinamis. Solusi baru muncul hampir setiap hari dan cukup sulit untuk menemukan startup yang akan membuat Anda terpesona dengan cara khusus.…
Vimeo minta maaf, dan begini perubahannya Vimeo telah mengumumkan bahwa mereka membuat beberapa perubahan besar pada kebijakan bandwidth-nya, setelah beberapa pembuat konten berbicara tentang bagaimana perusahaan menarik permadani dari bawah mereka dengan menuntut sejumlah besar uang…
Kemitraan Keamanan Cloud Keamanan cloud adalah tanggung jawab bersama antara bisnis yang memanfaatkan cloud dan penyedia layanan cloud mereka. Untuk menangkal ancaman keamanan siber, penting bagi keduanya untuk benar-benar memahami cara membangun dan…
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
Bagaimana menerapkan teknologi pemasaran baru untuk… “Perusahaan-perusahaan terkemuka akan menang secara digital dengan terus berinovasi dalam pengalaman merek yang mendorong hasil transformatif,” kata Dave Mankowski, Chief Growth Officer untuk perusahaan perangkat lunak CX Bounteous, pada konferensi…
Bagaimana vendor gudang data cloud dapat memperoleh… Mengapa menggunakan Uji Lapangan/Tolok Ukur Harga? Selama beberapa tahun terakhir, persyaratan untuk solusi cloud berbiaya rendah telah meningkat, dengan lebih banyak organisasi memilih untuk bekerja dari rumah sejak pandemi Covid.…
Kesepakatan TikTok-Oracle akan menetapkan dua… Sam Whitney | Getty ImagesPada bulan Agustus 2020, Presiden Donald Trump menjatuhkan bom perintah eksekutif yang melarang TikTok di Amerika Serikat. Sejak saat itu, saat TikTok bersaing dengan perusahaan Teknologi…
Microsoft akan mendorong aplikasi Pemeriksaan… Dunia PC Microsoft mengatakan minggu lalu bahwa mereka akan segera mulai mendorong aplikasi Pemeriksaan Kesehatan PC yang kontroversial ke semua PC, sebagian untuk mempersiapkan mereka untuk transisi Windows 11, tetapi…
Sebuah Kata Peringatan untuk Tenaga Kerja… Menjelang peringatan dua tahun awal pandemi COVID-19, saya mengingat kembali berapa kali saya ditanya oleh klien dan kolega tentang apakah tenaga kerja TI jarak jauh akan menjadi pekerja sementara atau…
Mengapa bisnis mempekerjakan ahli taksonomi Saat organisasi memperbarui strategi data mereka, peran baru sering dibuat sehingga ada lebih banyak kepemilikan data dan aset digital lainnya. Peran ini berjalan seiring dengan penerapan taksonomi pemasaran, seperti yang…
Pelajari cara mengembangkan game menggunakan mesin… StackCommerce Industri video game bernilai lebih dari $300 miliar secara global. Dan jumlah yang sangat besar itu diperkirakan akan terus meningkat setiap tahun. Bawa pulang? Jika Anda menginginkan karier dengan…
Apa itu layanan desktop dan bagaimana cara kerjanya? Desktop sebagai layanan (DaaS) adalah model untuk mengirimkan data melalui Internet. Ini adalah cara untuk menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan data kepada pihak ketiga. Dengan DaaS, perusahaan dapat fokus pada kompetensi…
Pemilu di Turki: Masa depan pasca-Erdogan? Pada 14 Mei, Türkiye akan mempertahankan sebagian besar dari apa yang dapat diselesaikannya Konsekuensinya, pemilu Selama dekade terakhir, lintasan domestik negara itu, tetangganya, dan keseimbangan kekuatan global memiliki implikasi yang…
Dokter China menanyakan kebijakan pelacakan kontak… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu terima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
My SAPK BKN: Pengenalan dan Panduan Penggunaan dalam… Selamat datang di blog kami yang membahas My SAPK BKN (Sistem Administrasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan pengenalan lengkap dan panduan penggunaan…
Mengapa Menjadi Organisasi Berbasis Data Sangat Sulit Berbasis data telah menjadi prioritas bagi perusahaan selama beberapa dekade — tetapi banyak yang melihat hasil yang beragam. Mengapa? Menurut survei baru para eksekutif, budaya perusahaan adalah rintangan yang lebih…
Membangun rantai pasokan Amerika Utara yang lebih… Membangun rantai pasokan yang lebih terintegrasi, tangguh, dan aman adalah fokus bagi ketiga pemerintah, industri, dan masyarakat sipil Amerika Utara. RUU infrastruktur bipartisan AS, CHIPS and Science Act, dan pengesahan…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
