Cara Membuat Orang Berbicara di Rapat Virtual

Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Untungnya, rapat virtual memberi Anda lebih banyak alat untuk mengatasi hambatan itu, dengan fitur seperti obrolan, Tanya Jawab, ruang kerja kelompok, ikon reaksi, papan tulis virtual, dan berbagai aplikasi yang telah mempermudah mengajukan pertanyaan dan meminta ide dari rapat. peserta. Artikel ini membahas delapan taktik untuk mendapatkan tanggapan bahkan dari anggota rapat yang paling murung sekalipun.

Tidak diragukan lagi bahwa rapat virtual telah membuat komunikasi di tempat kerja menjadi lebih mudah. Rapat virtual tidak hanya lebih mudah diatur dan dihadiri (hitung saja berapa banyak rapat Zoom yang Anda miliki sekarang dibandingkan dengan rapat langsung yang Anda lakukan saat itu), tetapi juga fitur-fitur seperti obrolan, Tanya Jawab, ruang kerja kelompok, ikon reaksi, papan tulis virtual, dan berbagai aplikasi telah membuatnya lebih mudah dari sebelumnya untuk mengajukan pertanyaan dan meminta ide dari peserta rapat. Tetapi mengajukan pertanyaan dan menerima jawaban yang bermakna adalah dua hal yang sangat berbeda, yang memunculkan pertanyaan kuno dengan sentuhan modern: Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Berdasarkan pengalaman saya memimpin rapat, bekerja dengan pemimpin rapat, dan mencari cara untuk meningkatkan efektivitas rapat virtual, berikut adalah delapan taktik untuk mendapatkan tanggapan bahkan dari anggota rapat yang paling bahagia sekalipun.

1. Bagikan Pertanyaan Anda Sebelumnya

Jika Anda meminta wawasan kepada orang-orang, sebaiknya beri mereka waktu sebanyak mungkin untuk memikirkan masalah yang dihadapi. Setelah Anda menentukan siapa yang menghadiri rapat, kirimkan email kepada mereka hingga lima pertanyaan yang akan Anda ajukan. Tempatkan pertanyaan-pertanyaan itu dalam agenda rapat dan daftar kalender sehingga semua orang tahu apa yang akan datang dan dapat mempersiapkannya.

2. Tetapkan Aturan yang Mendorong Partisipasi

Sangat mudah untuk sesi pencarian ide untuk menyimpang dari jalur ketika orang mulai bingung mengembangkan ide dengan memperdebatkannya — dan banyak yang akan enggan untuk mengangkat tangan virtual mereka jika mereka berpikir ide mereka mungkin gagal. Jadi jelaskan tujuan sesi dengan pernyataan seperti, “Tujuan pertemuan ini hanya untuk mengumpulkan ide dan membangunnya jika kita bisa. Pada pertemuan berikutnya, kami akan memiliki kesempatan untuk menilai mereka dan memilih favorit kami.” Untuk membantu menjaga keseimbangan waktu berbicara, komunikasikan parameter seperti “Kami hanya punya waktu satu jam, jadi tolong buat kontribusi Anda singkat untuk memberi semua orang cukup waktu untuk berbicara.” Selain itu, pertahankan segala sesuatunya tetap berjalan dengan merekomendasikan agar percakapan yang berlangsung lama “dilanjutkan secara offline”. Terakhir, minta orang untuk menyalakan kamera mereka jika mereka merasa nyaman melakukannya. Penggunaan kamera dalam rapat virtual harus menjadi pilihan yang jarang, bukan pilihan, karena terlihat meningkatkan kemungkinan partisipasi. (Tidak banyak bertanya karena tidak ada orang dalam pertemuan langsung yang bisa duduk di bawah meja).

3. Ajukan Pertanyaan Sederhana di Obrolan

Terlalu sering, peserta rapat melihat dan memperlakukan jendela obrolan rapat virtual seperti mikrofon langsung di acara pencarian bakat tingkat 4 ^{— di sana untuk merekam keceriaan, pemikiran acak, lelucon, kisah pribadi, atau ide yang menyerang siapa pun kapan saja. Tetapi digunakan secara strategis dan dengan pemahaman bahwa banyak orang lebih nyaman mengetik daripada berbicara, obrolan dapat berhasil memunculkan ide-ide yang mungkin sulit untuk digali. Taktik obrolan yang praktis dan mudah mencakup polling sederhana (“Tipe 1 untuk Pilihan #1 dan 2 untuk Pilihan #2”), perintah sederhana (“Obrolan satu kata yang paling menggambarkan produk”), atau umpan balik sederhana (“Bagikan satu hal yang Anda pelajari dari acara minggu lalu”). Kuncinya di sini adalah sederhana: meminta satu kontribusi singkat dan spesifik, versus pertanyaan umum seperti “Apa menurutmu?”, “Pertanyaan apa yang kamu miliki?” dan “Ceritakan tentang diri Anda.” Sekali lagi, Anda mungkin mendapatkan jawaban atas pertanyaan umum dari orang-orang yang berbicara secara tradisional, tetapi dengan asumsi semua orang dalam rapat memenuhi syarat, Anda menginginkan jawaban dari sebanyak mungkin orang yang berbeda. Setelah Anda menerima kontribusi obrolan singkat ini, langkah selanjutnya adalah…}

4. Menindaklanjuti Pertanyaan-Pertanyaan tersebut

Anda sekarang telah memecahkan kebekuan. Karena permintaan aslinya mudah, banyak orang merasa nyaman menyumbangkan ide dan — dengan bantuan Anda — sekarang dapat menguraikan ide-ide tersebut. Sebagai contoh: “Steve, bisakah kamu membunyikan suara dan memberi tahu kami mengapa kamu memilih #2?” “Kelly, Anda menggambarkan produk itu sebagai produk yang inovatif. Bisakah Anda membunyikan dan membagikan alasannya?” “George, itu bagus bagaimana tim Anda menjadi lebih efisien. Bisakah Anda membunyikan dan membagikan beberapa contoh?” Bahkan bagi mereka yang paling kecil kemungkinannya untuk mengangkat tangan dalam rapat, menindaklanjuti kontribusi yang mereka ketik ke dalam obrolan dengan suara lebih mudah daripada merespons dengan keras dari awal. Cara efektif untuk mengundang diskusi lebih lanjut tentang topik yang ada adalah dengan meminta persetujuan, seperti “Tipe A dalam obrolan jika Anda setuju dengan Kelly atau ingin menyarankan kata lain yang menjelaskan produk.” Kuncinya di sini: Panggil orang dengan nama dan ulangi kontribusi mereka. Latihan ini menunjukkan bahwa Anda menghargai tim dan ide-ide mereka, yang dapat meningkatkan kenyamanan mereka dalam berpartisipasi.

5. Jelas Tentang Apa yang Anda Minta

Ketika saya ingin memotivasi tanggapan tanpa memberikan tekanan langsung, saya akan sering berkata, “Saya hanya mencari tiga ide.” Itu mengurangi kecemasan karena saya telah menjelaskan bahwa saya tidak membutuhkan semua orang untuk berbicara, tetapi itu juga meningkatkan taruhannya karena kita tidak akan melanjutkan sampai saya mendapatkan tiga ide saya. Apa yang saya temukan adalah bahwa orang lebih cenderung menjadi sukarelawan ketika harapan saya jelas. Jika saya meminta ide, saya sering tidak mendapatkan ide. Jika saya meminta tiga ide, saya biasanya akan mendapatkan tiga. Kontribusi terakhir sering kali datang paling cepat karena rasanya seperti menyelesaikan tugas, bukan sekadar bagian dari latihan tanpa akhir yang jelas.

6. Peserta Jangan Malu

Salah satu cara pasti untuk meningkatkan orang-orang yang ragu untuk berkontribusi adalah dengan mempermalukan mereka. Tentu saja tidak ada yang mempermalukan tim mereka, tetapi beberapa pemimpin rapat menciptakan dampak itu secara tidak sengaja ketika mereka mengeluh tentang kurangnya tanggapan: “Tidak ada yang punya pertanyaan? Sungguh, tidak ada ? Ayo, ini penting. Saya tidak percaya tidak ada pertanyaan.” Akibatnya, tim Anda mungkin merasa tidak nyaman dan bersalah. Anda juga cenderung mendengar kontribusi yang relatif tidak berarti dari orang-orang yang hanya ingin mengakhiri kecanggungan itu. Bentuk lain dari mempermalukan terjadi di akhir rapat ketika pemimpin rapat memanggil (sungguh, memilih on) orang yang belum berkontribusi. Ingatlah bahwa, selama rapat, tetap diam adalah hak yang sah dan mungkin mencerminkan gaya komunikasi kerja yang valid atau ketidaknyamanan yang parah. Tujuan Anda adalah membuat kesempatan menjadi nyaman, bukan wajib.

7. Hitung Jauh Keheningan

Ketika tidak ada yang angkat bicara untuk menjawab pertanyaan Anda, inilah saatnya untuk beralih ke pertanyaan baru atau merevisi yang lama untuk membuat tanggapan lebih mudah, tetapi berapa lama Anda menunggu? J. Elise Keith, pendiri dan CEO Lucid Meetings, merekomendasikan aturan lima detik: diam-diam menghitung lima detik untuk jawaban atas sebuah pertanyaan sebelum melanjutkan. Idenya adalah bahwa empat detik kemungkinan akan memotong seseorang, dan enam detik menempatkan Anda jauh ke dalam wilayah keheningan yang menyiksa. Saya lebih suka tujuh detik (dan begitu juga yang lain), tetapi bumbui secukupnya. Baik ilmiah atau magis, aturan tersebut memberi pemimpin pertemuan alat untuk mendukung inklusi, mencegah kecanggungan, dan — tentu saja — menghilangkan dugaan. Di organisasi saya, taktik ini menjadi sangat terkenal sehingga para pemimpin terkadang berkata dengan masam, “Yah, itu tujuh detik, jadi saya rasa sudah waktunya untuk melanjutkan.”

8. Ini Percakapan, Bukan Wawancara

Anda mungkin memiliki daftar pertanyaan untuk ditanyakan tetapi kontekstualkan masing-masing pertanyaan agar tidak terlihat seperti pencacah. Alih-alih mengatakan, “Pertanyaan pertama saya adalah… pertanyaan kedua saya adalah… pertanyaan ketiga saya adalah…” katakan sesuatu seperti, “Pertanyaan berikutnya berkaitan dengan apa yang Jim katakan sebelumnya…” atau “Pertanyaan berikutnya berkaitan dengan masalah yang telah kita bahas. berdiskusi sejak Balai Kota bulan lalu…” Kuncinya adalah menjadikan diri Anda peserta percakapan, bukan hanya pencatat percakapan. Jika orang melihat Anda cukup peduli untuk memperhatikan dan terlibat, mereka akan lebih nyaman berbagi wawasan dengan Anda. Membuat sebagian besar orang menjawab pertanyaan selama rapat dapat menjadi tantangan, tetapi rapat virtual memberi Anda lebih banyak alat untuk mengatasi hambatan itu. Dan jika semuanya gagal, Anda hanya berjarak lima hingga tujuh detik dari peluang berikutnya.

Baca selengkapnya