SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
Sepuluh menit setelah mendengarkan bos kami berbicara tentang radius putar mesin pemotong rumput barunya, seorang rekan membungkuk dan berbisik, “Apakah menurut Anda rapat pernah dimulai tepat waktu? ?”
Kami memutuskan untuk menguji teorinya, mencatat waktu mulai setiap pertemuan yang kami hadiri. (Karena rapat rata-rata dimulai terlambat tujuh menit, kami punya banyak waktu untuk mengumpulkan data itu.)
Apa yang kami temukan? Dari hampir 700 pertemuan, hanya tiga — ya, tiga — yang benar-benar dimulai tepat waktu.
Yang berarti hanya tiga pertemuan yang seefektif mungkin. Menurut sebuah studi 2018 yang diterbitkan dalam Journal of Organizational Behavior, rapat yang dimulai terlambat tidak hanya membuang-buang waktu dan menyebabkan iritasi.
Kami menemukan perbedaan yang signifikan mengenai kepuasan pertemuan yang dirasakan peserta dan efektivitas pertemuan, serta hasil kinerja kelompok yang objektif (jumlah, kualitas, dan kelayakan ide yang dihasilkan dalam pertemuan).
Kami juga mengidentifikasi perbedaan perilaku interaksi kelompok sosio-emosional negatif tergantung pada keterlambatan pertemuan.
Secara nyata, itu berarti rapat yang dimulai terlambat sepuluh menit sepertiga kurang efektif — dalam hal hasil, baik aktual maupun yang dirasakan — dibandingkan rapat yang dimulai tepat waktu. Sepertiga dari banyaknya ide yang dihasilkan. Kelayakan ide yang dihasilkan hampir sepertiga lebih rendah.
Dan kemudian ada “perilaku interaksi kelompok sosioemosional”.
Ambil pertemuan rata-rata. Beberapa orang datang lebih awal, baik secara fisik maupun virtual. Mereka mulai mengobrol. “Ruang” terisi. Sudah waktunya untuk memulai, tetapi beberapa orang masih belum tiba. Atau satu atau dua orang kunci — biasanya yang memimpin rapat — terus mengobrol. Waktu berjalan lambat.
Akhirnya seseorang berkata, “Oke, lebih baik kita mulai.”
Sementara itu, sebagian besar fokus dan antusiasme telah tersedot dari ruangan, dan tidak peduli seberapa keras Anda mencoba — apakah pemimpin atau peserta — fokus dan antusiasme itu sangat sulit untuk ditangkap kembali.
Ingatlah bahwa efek itu terjadi bahkan ketika rapat benar-benar dimulai tepat waktu; jika karyawan Anda menganggap rapat akan selalu dimulai terlambat, asumsi itu masih mempengaruhi kinerja dan partisipasi mereka.
Solusinya sederhana. Mulai rapat Anda tepat waktu; tidak ada alasan. Datang terlambat tidak sopan. Datang terlambat menyiratkan waktu Anda lebih berharga daripada orang lain. Dan jika Anda membutuhkan alasan mendasar, datang terlambat akan membahayakan hasil pertemuan yang Anda rasa cukup penting untuk diadakan.
Ringkaskan semuanya, dan datang terlambat seperti mengatakan, “Pertemuan ini penting… tapi hei, tidak itu penting. “
Memang, selalu memulai tepat waktu mungkin terdengar tidak praktis. Itulah mengapa cara terbaik untuk berhenti terlambat memulai rapat adalah dengan berhenti mengadakan begitu banyak rapat.
Anda tidak mungkin terlambat untuk sesuatu yang tidak ada.
Penelitian juga mendukung pendekatan “tidak ada pertemuan”. Rapat membuat orang kurang pintar; peserta ditempatkan dalam kelompok kecil dan diminta untuk memecahkan masalah mengalami penurunan IQ individu sekitar 15 persen.
Pertemuan besar juga menghambat partisipasi, terutama dari orang-orang yang menganggap status mereka relatif rendah dalam hierarki kelompok. (Bob dari dok pemuatan secara signifikan lebih kecil kemungkinannya untuk menawarkan ide jika bosnya, atau lebih buruk lagi CEO, hadir.)
Seperti yang dikatakan Mark Cuban, “Saya tidak melakukannya rapat atau panggilan telepon. Saya akan mengadakan rapat jika Anda akan menulis cek kepada saya. Saya akan mengadakan rapat jika ada alasan yang sangat bagus untuk membantu menyelesaikan kesepakatan. Selain itu, ini adalah email.”
Mengapa? Sebagian besar rapat biasanya terhuyung-huyung ke awal yang terlambat… dan kemudian berakhir dengan lambat. Waktu terbuang sia-sia. Energi menjadi terbuang. Motivasi, antusiasme, dan fokus menjadi sia-sia.
Semua itu membuat orang menjadi kurang efektif.
Jadi, mulailah rapat Anda tepat waktu.
Dan jika Anda tidak bersedia melakukan itu… mungkin Anda tidak perlu mengadakan pertemuan sama sekali.
Baca selengkapnya