Berhenti Membuang Waktu Orang dengan Rapat

Beberapa organisasi mencoba mengatasi rapat yang sia-sia, memperkenalkan hari tanpa rapat, memberdayakan orang untuk membuat keputusan sendiri, dan meningkatkan cara rapat direncanakan dan difasilitasi. Yang terbaik, pertemuan memiliki tujuan, inklusif (dari orang-orang yang benar-benar perlu hadir), dan partisipatif. Namun demikian, beberapa pemimpin tidak terlalu memperhatikan kontribusi mereka sendiri. Pada saat ada lebih banyak fokus pada kualitas pertemuan, ada baiknya mengambil kesempatan untuk menunjukkan diri terbaik Anda kepada rekan kerja Anda dan memastikan Anda menghabiskan waktu dan energi Anda dengan bijak. Penulis menyajikan lima strategi untuk membantu Anda melakukannya.

Rapat menyediakan platform bagi orang-orang untuk menyelidiki masalah, menjelajahi jalan baru, dan menyepakati tindakan. Mereka juga merupakan kesempatan untuk menyoroti keterampilan kepemimpinan, minat, dan gaya manajerial. Namun, banyak yang mengingkari janji ini. Tanyakan pada diri Anda sendiri berapa banyak keuntungan yang Anda peroleh dari keterlibatan Anda dalam semua rapat, terutama rapat dewan dan eksekutif yang Anda hadiri. Berapa banyak waktu dan energi yang tersisa dalam jadwal Anda untuk berpikir, membayangkan, dan berkomunikasi dengan cara lain? Beberapa organisasi mencoba mengatasi rapat yang sia-sia, memperkenalkan hari tanpa rapat, memberdayakan orang untuk membuat keputusan sendiri, dan meningkatkan cara rapat direncanakan dan difasilitasi. Paling-paling, rapat memiliki tujuan, inklusif (dari orang-orang yang benar-benar perlu hadir), dan partisipatif. Namun demikian, beberapa pemimpin tidak terlalu memperhatikan kontribusi mereka sendiri dalam rapat, baik yang mereka pimpin atau hadiri. Mark,seorang eksekutif yang bekerja dengan saya, berkontribusi secara substansial dan mendengarkan dengan penuh perhatian dalam rapat. Tapi sejujurnya, dia bosan memainkan peran yang sama dan khawatir kurangnya antusiasme merusak merek pribadinya. Ketika saya bertanya tentang strateginya untuk rapat, dia menjawab, “Saya tidak punya.” Di dunia di mana ada lebih banyak fokus pada kualitas pertemuan, ada baiknya mengambil kesempatan untuk menunjukkan diri Anda yang terbaik kepada rekan kerja Anda dan memanfaatkan waktu dan energi Anda sebaik mungkin. Lima strategi berikut akan membantu.

Ucapkan Ambisi Anda dengan Jelas

Terlalu sering, tidak jelas apa yang ingin dicapai sebuah pertemuan. Sebaliknya, ketua memulai rapat dengan basa-basi sebelum membahas agenda. Tom Fussell, CEO BBC Studios, menggunakan pendekatan yang berbeda. Dia memetakan item agenda ke prioritas strategis organisasi untuk memfokuskan diskusi. Dia juga memulai rapat dengan mengingatkan orang apa yang harus mereka lakukan di sana. Dia mendorong semua orang untuk berbicara, mencatat bahwa “mungkin perlu waktu lebih lama untuk membuat keputusan, tetapi lebih cepat untuk membuat keputusan yang lebih baik.” Jika Anda ingin menetapkan ambisi yang lebih jelas untuk pertemuan Anda, lakukan tindakan berikut:

Undang klarifikasi terlebih dahulu.

Hindari anggapan bahwa semua orang setuju dengan agenda tersebut. Dorong orang untuk menyampaikan klarifikasi atau ketidaksetujuan sebelum pertemuan. Melakukan hal itu meningkatkan kualitas diskusi dan penerimaan kelompok.

Jelaskan mengapa pertemuan itu penting.

Dalam pertemuan tersebut, jelaskan relevansi, materialitas, dan urgensi diskusi dalam kaitannya dengan strategi dan perjalanan organisasi. Jelaskan secara eksplisit tentang apa yang ingin Anda capai, dengan menggunakan pernyataan seperti, “Saya ingin pertemuan ini mendekatkan kita ke…” dan, “Kami memiliki keputusan penting yang harus diambil sehubungan dengan…”

Sampaikan keyakinan Anda dalam kelompok.

Jika Anda ingin mengatasi masalah yang kompleks (sebagaimana seharusnya rapat; jika tidak, biarkan orang yang melakukannya sendiri), Anda akan membutuhkan semua orang untuk berbagi pemikiran terbaik mereka. Tempatkan mereka dalam kerangka berpikir positif dengan menunjukkan keyakinan Anda pada kemampuan mereka, misalnya, dengan mengingat kesuksesan masa lalu. Gunakan pernyataan seperti, “ingat saat kita berdiskusi hebat tentang…”

Cari tahu bagaimana Anda ingin tampil.

Jangan lupa untuk mengembangkan ambisi Anda sendiri. Apa yang Anda ingin orang lain pikirkan, rasakan, dan lakukan karena kontribusi Anda? Pelajaran apa yang dapat Anda pelajari dari pengaruh Anda di pertemuan sebelumnya?

Putuskan Peran Apa yang Ingin Anda Mainkan

Banyak eksekutif mengadopsi peran dalam rapat berdasarkan apa yang mereka pikir diharapkan dari mereka atau apa yang telah mereka lakukan sebelumnya. Misalnya, CFO akan mewakili fungsi keuangan dan memimpin diskusi terkait keuangan. Melakukan hal ini dapat membatasi lingkup pengaruh Anda — dan kontribusi Anda. Dengan sengaja membentuk peran yang ingin Anda mainkan, Anda dapat dengan cepat mengungkap informasi baru, membatalkan asumsi lama, dan menguji skenario yang awalnya tampak mustahil. Berikut adalah beberapa peran untuk dicoba:

Katalis.

Memulai diskusi dan merangsang pemikiran segar melalui analogi, cerita, atau preseden.

Pemelihara. Tanyakan bagaimana keputusan akan dimainkan dalam organisasi dan apa yang diperlukan agar keputusan itu berhasil dengan baik.

Challenger.

Mempertanyakan logika, koherensi, dan validitas argumen dengan data, pengalaman, dan/atau intuisi.

Penyelenggara. Dorong partisipasi penuh dengan mengundang orang lain untuk bergabung dalam diskusi, membuat koneksi (“menjembatani”) antara poin dan orang-orang yang terlibat.

Pengambil keputusan.

Bingkai topik dengan jelas, undang diskusi tentang masalah dan opsi , dan membuat keputusan dalam rapat (sebisa mungkin menghindari “offline”). Terkadang perlu untuk terbuka tentang peran yang Anda ambil, jika hanya untuk mendorong orang lain untuk mengikutinya. Salah satu CEO yang bekerja dengan saya suka mengalokasikan peran ketika dihadapkan dengan masalah yang sangat rumit. Tidak apa-apa asalkan tidak menjadi seperti “teater pertunjukan”, di mana peserta melakukan percakapan seolah-olah membaca dari sebuah naskah. Jika Anda hanya menggunakan perangkat Anda, pilih peran yang diperlukan diskusi dan yang Anda sukai — misalnya, “penjaga” saat mempertimbangkan tantangan integrasi akuisisi. “Berhati-hatilah untuk tidak memainkan banyak peran pada saat yang bersamaan, jika tidak, Anda berisiko membingungkan dan menghilangkan hak orang lain,” kata Scott Newton, mitra dari Thinking Dimensions Global Consulting dan penasihat dewan yang berpengalaman. Dia menambahkan, “Begitu seorang CEO yang bekerja dengan saya menyadari bahwa mereka perlu membagi peran mereka dalam menjalankan rapat dan memberikan masukan, keputusan mereka menjadi lebih dapat ditindaklanjuti, lebih jelas, dan kelompok merasa lebih berkomitmen terhadap hasil.” Gunakan spasi di antara item agenda atau jeda dalam diskusi untuk menandakan perubahan peran Anda. Bantu orang lain memahami hal ini dengan mengatakan, “Saya mengubah pola pikir di sini, jadi saya akan fokus pada fakta” atau, “Saya ingin mengadopsi perspektif pelanggan yang mendengarkan percakapan ini.”

Kumpulkan Kontribusi Anda yang Paling Istimewa

Pertemuan yang efektif membutuhkan berbagai perspektif, keahlian, pengalaman, dan gaya, terutama ketika materi pelajarannya kompleks. Tantangannya adalah Anda menunjukkan diri terbaik Anda saat menjadi pemain tim yang baik. Seorang eksekutif, Molly,banyak bicara dalam rapat, sering kali mengabaikannya. Umpan balik 360 derajatnya menunjukkan bahwa rekan-rekannya tidak yakin dengan nilai kontribusinya kepada grup. Untuk mengatasi ini, saya membantunya fokus pada kualitas kontribusinya, bukan kuantitasnya. Untuk itu diperlukan persiapan dan kedisiplinan yang lebih dalam memilih kapan harus berbicara dan kapan harus mendengarkan. Jika Anda ingin memberikan kontribusi yang lebih khas, mulailah dengan mencari tahu di mana kekuatan Anda dapat mengatasi topik rapat dengan baik. Ini bisa dari:

Kredibilitas Anda, atau lisensi untuk berkontribusi dari kesuksesan sebelumnya.

Pengetahuan materi pelajaran.

Kemampuan untuk memecahkan masalah atau membingkai ulang, misalnya, menggunakan skenario.

Wawasan dari organisasi, industri, atau ekosistem lain yang menghadapi masalah serupa.

Buat “profil” peserta rapat lain dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk pelanggan Anda. Petakan latar belakang, minat, perspektif, pertanyaan, dan kontribusi sejarah mereka. Ini membantu Anda mengidentifikasi:

Ruang putih. Topik di mana Anda mungkin memiliki lebih banyak kontribusi daripada yang lain berdasarkan keahlian dan pengalaman Anda.

Pelengkap. Sekutu yang memiliki minat, pengalaman, atau latar belakang yang sama dengan Anda.

Konflik.

Kolega yang memiliki pandangan yang berlawanan dengan Anda. Gunakan wawasan ini untuk mengantisipasi perspektif, kontribusi, dan reaksi orang lain. Berusahalah untuk memengaruhi orang terlebih dahulu, jika perlu. Jangan pergi terlalu jauh, meskipun. Menjadi berbeda bukan tentang Anda menang dan rekan kerja Anda kalah — ini tentang menggunakan kekuatan Anda untuk membedakan diri Anda dari orang lain. Itu juga tidak boleh membuat Anda tidak fleksibel atau dogmatis, sarat dengan asumsi yang membatasi yang mungkin tidak terbukti benar. Jika Anda berada di tim yang mapan, renungkan pengalaman Anda dari serangkaian pertemuan dan pikirkan tentang kemampuan yang perlu Anda kembangkan untuk memberikan kontribusi yang khas. Misalnya, jika Anda secara teratur berurusan dengan topik sensitif, Anda harus mendengarkan dengan penuh perhatian untuk memahami sepenuhnya perspektif orang lain sebelum menjelajahi pilihan. Atau, jika Anda sedang menangani krisis, interogasi masalah dengan menggunakan keterampilan pemecahan masalah. Cari cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan ini, mulai dari mengamati orang lain yang memilikinya hingga menciptakan awan pembelajaran pribadi Anda sendiri dari kursus dan alat online hingga menggunakan pelatih eksternal.

Gunakan Sinyal dengan Bijak

Rapat penuh dengan sinyal dan isyarat tentang minat dan niat orang-orang. Tetapi banyak eksekutif tidak mengambil kesempatan untuk sengaja dengan sinyal mereka sendiri karena kurangnya persiapan dan kesadaran diri. Mereka juga gagal menangkap apa yang dikatakan (atau tersirat) dalam pertemuan tersebut. Kita semua pernah melihat orang itu dengan “autopilot.” Pikiran mereka berada di tempat lain saat mereka memutar ulang apa yang terjadi di pertemuan sebelumnya atau merencanakan pertemuan berikutnya. Dan, seiring waktu, rekan-rekan mereka menjadi frustrasi, atau lebih buruk, kecewa dengan kontribusi mereka. Salah satu eksekutif yang bekerja dengan saya, Sarah,memikirkan baik-baik tentang apa yang ingin dia sampaikan dalam sebuah rapat, baik dalam ucapannya maupun bagaimana dia muncul. Itu berarti menggunakan kata-katanya, suaranya (nada, volume, intonasi), ekspresi wajah, dan postur tubuhnya untuk memberi isyarat kepadanya:

Ketertarikan pada topik.

Tekad untuk memecahkan masalah yang mendesak.

Kreativitas dalam mengembangkan ide-ide baru.

Kemampuan untuk mendengarkan, mengenali, dan menanggapi perspektif orang yang berbeda.

Percaya diri dalam situasi berisiko tinggi.

Kepositifan dalam situasi yang menantang.

Ia juga merasa bahwa rangkuman tindakan dan poin-poin penting dari pertemuan tersebut hanya menangkap sebagian kecil dari kekayaan diskusi dan dinamika antar individu. Sebagai gantinya, dia menggunakan apa yang dia pelajari selama pertemuan untuk menilai:

Kemampuan untuk mencapai sasaran kinerja.

Penyelarasan dalam pelaksanaan strategi.

Kemampuan untuk mengambil inisiatif baru.

Interaksi

Suasana hati, kesehatan, dan kesejahteraan secara keseluruhan.

Dia merasa terbantu untuk menuliskan pertanyaan yang dia cari jawabannya — atau setidaknya hipotesis yang ingin dia uji — sebelum pertemuan. Itu memungkinkan dia untuk memulai pertemuan dengan niat yang lebih besar. Dia juga menjadwalkan waktu refleksi yang tepat, segera sesudahnya dan beberapa hari kemudian.

Manage Yourself in the Moment

Rapat bisa menjadi rollercoaster emosional, terutama jika ada karakter besar dan situasi yang menekan. Komentar, saran, atau implikasi dari anggota tim dapat memicu reaksi keras, termasuk frustrasi, rasa tidak aman tentang posisi Anda, atau kemarahan. Tantangannya adalah menjaga ketenangan Anda untuk berpikir jernih dan berkomunikasi secara efektif. Hindari reaksi berlebihan yang dapat membekas dalam ingatan orang dan menghapus banyak kontribusi positif Anda.Anda dapat membuat pilihan strategis tentang bagaimana mengelola diri sendiri saat ini dengan:

Menjadi jelas tentang di mana Anda harus fokus.

Jika Anda memahami dengan jelas topik yang benar-benar Anda pedulikan — dan menganggap kelompok harus peduli — Anda akan lebih selektif tentang pertempuran mana yang harus diperjuangkan dan mana yang harus dikemudikan jelas.

Mengantisipasi pemicunya.

Tuliskan daftar topik (“Kita harus melakukan sesuatu tentang layanan pelanggan kita”), peristiwa (“Setiap kali kita mencoba meluncurkan produk baru, itu salah”), atau orang (” Kapan pun mereka menyela saya”) yang akan memicu respons emosional dalam diri Anda. Kemudian kembangkan daftar tanggapan yang lebih konstruktif (“Itu masa lalu, kita adalah organisasi yang berbeda sekarang,” “Saya akan datang kepada Anda setelah saya menyelesaikan poin saya, jika boleh”).

Melabeli reaksi Anda.

Ketika Anda rasakan respons emosional, beri label (di kepala Anda) seolah-olah Anda adalah pihak ketiga yang tidak memihak. Perhatikan di mana Anda fokus dan bagaimana perasaan Anda saat mengenali keterbatasan Anda (disebut “meta-awareness”). Buat jarak, bahkan saat ini — lihat ke luar jendela, minum segelas air, kendalikan napas, atau pusatkan diri Anda secara fisik (kaki persegi ke lantai, duduk tegak).

Memfokuskan kembali perhatian Anda.

Ingatkan diri Anda akan ambisi dan fokus, kemudian lihat untuk membingkai ulang diskusi dengan memfokuskan kembali perhatian pada berbagai cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Menjadi lebih strategis dalam rapat bukanlah tentang mementingkan diri sendiri atau sangat kompetitif. Ini tentu saja bukan tentang perencanaan yang berlebihan sampai-sampai Anda menjadi kaku dalam rapat itu sendiri. Sebaliknya, mempraktekkan lima strategi ini akan membantu Anda lebih berhati-hati dengan tindakan Anda dan lebih mungkin membawa diri Anda yang terbaik ke dalam diskusi.Nama asli telah diubah. Baca selengkapnya